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PASA A SER SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Desde el pasado jueves, 31 de octubre, la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid ha pasado a denominarse Subdirección General de Archivos y Gestión Documental en virtud del Decreto 280/2019, de 29 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Cultura y Turismo.

Con esta ampliación en su denominación, se ha querido poner en valor un apartado muy importante que lleva a cabo la Subdirección General en el ámbito de la gestión documental administrativa (tanto en soporte papel como en soporte electrónico), reforzando en este sentido dos competencias esenciales en el marco de las administraciones del siglo XXI.

La primera de estas competencias se centra en la gestión de los servicios de archivo electrónico y de los repositorios de documentos y expedientes electrónicos de la Administración de la Comunidad de Madrid, así como la administración, gestión y establecimiento de los requisitos funcionales y medidas organizativas del sistema informático corporativo de la Comunidad de Madrid de gestión de documentos y archivos, en colaboración con la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid.

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La nueva denominación refuerza el reconocimiento de competencias como la gestión de los servicios de archivo electrónico y de los repositorios de documentos y expedientes electrónicos de la administración de la Comunidad de Madrid.

La segunda tiene que ver con la política archivística y de gestión documental y con la coordinación, dirección técnica y elaboración de normativa específica sobre todas las fases de archivo y sobre la producción y gestión de los documentos, incluidos aquellos en soporte electrónico, respecto al Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, así como el impulso de los archivos autonómicos para la mejora de la gestión de la administración y del servicio a la investigación histórica y científica. Además, se ha incluido la competencia en materia de creación, modificación y supresión de los Servicios Delegados de Archivo en la Administración de la Comunidad de Madrid y sus organismos y empresas vinculadas o dependientes.

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Otra de las competencias que quedan reforzadas con la nueva denominación tiene que ver con la política archivística y de gestión documental, así como la coordinación, dirección técnica y elaboración de normativa específica sobre todas las fases de archivo y sobre la producción y gestión de los documentos.

Nuevas demandas de información
La Administración de la Comunidad de Madrid ha conocido una fuerte evolución, asistiendo a un importante incremento de sus funciones, de sus organismos y de sus infraestructuras, que ha supuesto la aparición de nuevos procedimientos y nuevas formas de tramitación administrativa. Igualmente, se han desarrollado y democratizado los servicios públicos, articulando otras formas de relación más transparentes y participativas entre el sector público y la sociedad: una sociedad que manifiesta de manera creciente y decidida nuevas demandas de información.

En este proceso evolutivo, no cabe olvidar la auténtica revolución producida en el ámbito de las tecnologías de la información y de la comunicación, que ha alterado profunda y definitivamente la gestión del conocimiento, con un claro reflejo en el mundo de la Administración y, consecuentemente, de los archivos. En este contexto, la Comunidad de Madrid está inmersa en un necesario proceso de adaptación a las principales tendencias en el ámbito de la Sociedad de la Información y del Conocimiento que se plasma en su decidido compromiso con la innovación científica y técnica. Ello está posibilitando una mejora en la calidad de los servicios, en la atención a los ciudadanos y en el acceso a la información a través de la promoción e implantación de los procedimientos telemáticos que configuran la administración electrónica madrileña. Ante la implantación de la administración electrónica y la paulatina desaparición del soporte papel, la gestión de los archivos adquiere una dimensión estratégica para la actuación administrativa y se convierte en un factor crítico para la propia pervivencia de sus documentos.

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Ante la implantación de la administración electrónica y la paulatina desaparición del soporte papel, la gestión de los archivos adquiere una dimensión estratégica para la actuación administrativa y se convierte en un factor crítico para la propia pervivencia de sus documentos..

Los archivos: elementos clave de la gestión administrativa
Todo ello enlaza con la compleja naturaleza y dimensión de los archivos, que, al contrario que otras instituciones estrictamente culturales, no están sólo al servicio de la promoción y difusión de la cultura. De un lado, tal y como viene defendiendo la mejor doctrina archivística, los archivos están llamados a constituir elementos clave de la gestión administrativa, como instrumentos cuya correcta regulación resulta esencial para la gestión de la información administrativa. De otro lado, en una sociedad democrática avanzada, el acceso a la información y a los documentos es un auténtico derecho de los ciudadanos en cuya satisfacción los archivos están llamados a jugar un papel fundamental y al que no es ajena la aprobación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, por parte del Estado, y, más recientemente, la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid.Se trata, en consecuencia: de dar respuesta a las actuales necesidades archivísticas derivadas de la propia evolución de la actividad de las organizaciones públicas producida de forma paulatina y desarrollada en diversas fases; y de armonizar y normalizar las tareas en los diferentes niveles de dichas organizaciones.

Incremento exponencial en la producción documental
Asimismo, no se puede olvidar que el incremento exponencial en la producción de documentos por parte de las Administraciones Públicas supone un reto que se debe afrontar para conservar aquella parte de los documentos producidos por los organismos públicos susceptible de conservación permanente por haber alcanzado unos valores que así lo acrediten. De esta manera, por una parte, en la fase de tramitación o de continua utilización y consulta administrativa de los documentos durante su ciclo de vida, la adecuada gestión de los mismos resulta clave para la organización interna y para la actividad externa de la Administración, al servicio de los derechos de los ciudadanos. Por otra, una vez finalizada esta fase de tramitación o de continua utilización y consulta administrativas, la dimensión cultural adquiere progresiva preponderancia. 

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