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¿Qué hacen los Archivos Centrales?

El objetivo fundamental de estos centros es propiciar el flujo constante y periódico de los documentos entre las distintas fases de archivo. Los Archivos Centrales también se encargan de procurar que aquéllos documentos que son esenciales para el funcionamiento de la Administración autonómica, y testimonio de su actividad, se conserven de forma adecuada y sean ingresados correctamente en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, una vez hayan cumplido la edad necesaria (al menos con once años de antigüedad). Por último, se encargan de que todos aquellos documentos cuyos valores administrativos legales y fiscales hayan prescrito, y no vayan a tener valor histórico, sean eliminados de acuerdo con el procedimiento legal que prevé la normativa de archivos.

Dos modelos de funcionamiento
Actualmente, y con las mismas funciones, en el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid conviven dos modelos de funcionamiento de archivos centrales. Por un lado, los que dependen jerárquica y orgánicamente de las Consejerías u Organismos Autónomos y, por otro, los Servicios Delegados de Archivos, dependientes de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid e implantados desde la misma.

Los Servicios Delegados de Archivos de la Comunidad de Madrid se constituyen, de hecho, en marzo de 2012 y, de derecho, el 1 de febrero de 2019, mediante la publicación de la Orden 21/2019, de 22 de enero, del Consejero de Cultura, Turismo y Deportes, por la que se ponen a disposición de la Administración de la Comunidad de Madrid Servicios Delegados de Archivo. Su funcionamiento es equiparable al de los letrados o los interventores de la Comunidad de Madrid y han sido consensuados con las Secretarías Generales Técnicas de cada Consejería, de manera que su establecimiento y funcionamiento tengan un carácter horizontal dentro de cada una de ellas. De este modo, la dependencia jerárquica y funcional permanece en la Unidad de Inspección de Archivos de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental, pero los archiveros realizan su trabajo de forma permanente en las dependencias de las Consejerías con el fin de desempeñar desde allí, y en el ámbito de las correspondientes Secretarías Generales Técnicas, las labores propias de un archivo central.

Los Servicios Delegados de Archivos se configuran de acuerdo a lo establecido en la Disposición Adicional Quinta del Decreto 280/2019, de 29 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Cultura y Turismo para aquellas Consejerías u organismos de la Comunidad de Madrid en tanto no establezcan la creación y dotación de un servicio de Archivo dentro de su estructura orgánica. La creación, supresión o la modificación de estos Servicios Delegados de Archivos se realizará por parte de la Dirección General de Patrimonio Cultural en función de sus disponibilidades presupuestarias, las necesidades técnicas, los cambios orgánicos y cualquier otra circunstancia que así lo aconseje.

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Funciones y servicios

  • Recibir y custodiar de forma ordenada y controlada los documentos.
  • Tanto los que proceden desde las oficinas de cada una de las Consejerías de acuerdo con las instrucciones y modelos que facilita el Archivo Central, como los que provienen de las transferencias de documentos que se realizan al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.

  • Atender a las consultas y préstamos.
  • Las diferentes unidades administrativas de cada Consejería pueden realizar consultas o solicitar préstamos tanto de los documentos ingresados en el Archivo Central como de los que ya han sido transferidos al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.

  • Asesorar e instruir.
  • Los técnicos archiveros de los Servicios Delegados de Archivos también se encargan de asesorar a instruir a las unidades administrativas para que éstas realicen una correcta gestión de los documentos en las propias oficinas, así como en los espacios destinados al propio archivo.

  • Identificar las series documentales y proponer las tablas de valoración de las mismas.
  • El objetivo es fijar los plazos de permanencia y de conservación y/o destrucción de los documentos a ellas vinculados.

  • Realizar informes técnicos.

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