Definiciones

El artículo 30 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid establece que la Comunidad de Madrid  “procederá a la confección del censo de fondos de archivo, centros de archivo, colecciones y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño”, estableciéndose además que “todas las personas públicas o privadas, físicas o jurídicas que sean propietarios o poseedores de Archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño están obligados a colaborar con los órganos y servicios competentes en la confección del censo referido en el apartado anterior”.

Para delimitar los archivos y fondos que deben integrar el Censo se han seguido las definiciones que sobre fondo de archivo y centro de archivo se detallan en la mencionada ley:

1. Fondo de archivo es el conjunto orgánico de documentos generados por cualquier institución pública o privada, persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones, que son testimonio de las actividades que realizan, y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses, la buena gestión de las instituciones y el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva la cultura.

2. Centro de archivo es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes fondos de archivo de una o diversas procedencias para los fines mencionados en el párrafo anterior, dotado de instalaciones adecuadas y personal suficiente para su atención.

En los centros de archivo podrán ingresar, además de fondos de archivo, documentos, colecciones de documentos de archivo o colecciones de documentación de valor informativo que con el paso del tiempo hubiesen adquirido la condición de testimonio relevante.

Objeto

El Censo es el primer instrumento de control de los archivos, que proporciona la información básica para elaborar la planificación archivística y sirve para establecer las políticas de protección y uso adecuado del Patrimonio Documental a que obliga la ley.

La información que nos proporciona permite, entre otras cosas, y una vez tratada, realizar análisis estadísticos sobre la situación de los archivos madrileños. Para ello, se ha puesto en marcha una base de datos que recoge todos aquellos parámetros que se consideran necesarios para la elaboración del Censo del Patrimonio Documental y, a partir de éstos, extraer datos estadísticos de forma automatizada. Esta base de datos permite una descripción normalizada de cada archivo al haber sido diseñada siguiendo las directrices marcadas por la Norma Internacional para Describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo (ISDIAH) del Consejo Internacional de Archivos.

Para cumplimentar la información requerida en esta base de datos por parte de los archivos a los que nos dirigimos, se ha diseñado un cuestionario, donde se recogen las preguntas necesarias para que desde las mismas y, una vez incorporadas a la base de datos, podamos extraer las tablas de resultados estadísticos seleccionadas.

+INFO:
UNIDAD DE PROTECCIÓN Y PROMOCIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Sección del Censo del Patrimonio Documental y Directorio de Archivos
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(+34) 91 720 88 72