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Martes, 24 de octubre de 2017

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¿Qué es el Registro Contable de Facturas?

¿Cómo funciona el Registro Contable de Facturas?

¿Es obligatorio presentar la factura en un registro administrativo?

¿Existe algún plazo para la presentación de la factura en el registro administrativo?

¿Se pueden presentar facturas en formato electrónico?

¿A qué entidades de la Comunidad de Madrid se podrán presentar facturas electrónicas?

¿Están todos los proveedores obligados a presentar factura electrónica?

¿Es obligatorio incluir los códigos DIR3 en la factura?

¿Dónde puedo consultar los códigos que he de incluir en la factura?

¿Cómo puedo consultar el estado de tramitación de las facturas?

¿Qué es el Registro Contable de Facturas? Inicio

Es un módulo del Sistema de Información Contable de las administraciones públicas en el que se anotan las facturas de los proveedores, recibidas en el registro administrativo, para facilitar el seguimiento y control de su tramitación y pago.

Está regulado en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas del Sector Público en la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la dicha Ley, así como en la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas.

¿Cómo funciona el Registro Contable de Facturas? Inicio

Las facturas recibidas en el registro administrativo son anotadas de forma inmediata en el Registro Contable de Facturas.

Cuando se trata de facturas electrónicas presentadas en el Punto general de entrada de facturas electrónicas, son remitidas electrónicamente mediante un servicio automático proporcionado por dicho punto al Registro Contable de Facturas. En el caso de las facturas en papel, las oficinas de Registro Administrativo de la Comunidad de Madrid que las reciban, serán las encargadas de ponerlas a disposición de los órganos destinatarios de las mismas.

Para ambos tipos de facturas, la distribución se realiza en función de los códigos establecidos para las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras, basados en el directorio DIR3 de unidades administrativas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, que deben constar en las facturas emitidas.

La anotación de la factura da lugar a la asignación de una Referencia de identificación de dicha factura en el Registro Contable de Facturas. En el caso de las facturas electrónicas dicha Referencia se comunica además al Punto general de entrada de facturas electrónicas.

La tramitación de la factura dará lugar a las siguientes anotaciones en el Registro Contable de Facturas: anotada en el Registro; contabilizada la obligación reconocida; pagada; anulada; rechazada.

Los proveedores podrán consultar en cualquier momento a través del Registro Contable de Facturas el estado de tramitación de sus facturas.

Los órganos de control interno y los que tiene atribuida la función de contabilidad podrán efectuar requerimientos de información respecto a aquellas facturas pendientes de reconocimiento de la obligación o pendientes de pago.

¿Es obligatorio presentar la factura en un registro administrativo? Inicio

El artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, establece la obligación de que el proveedor que haya expedido la factura por servicios prestados o bienes entregados a cualquier Administración Pública la presente ante un registro administrativo.

La presentación en el registro administrativo se realizará en los términos del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

En el caso de facturas electrónicas, el propio Punto general de entrada de facturas electrónicas se constituye en registro administrativo, generando un asiento registral con fecha y hora de presentación y devolviendo un acuse de recibo al presentador de la factura.

¿Existe algún plazo para la presentación de la factura en el registro administrativo? Inicio

El artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público establece que el plazo para presentar la factura será de 30 días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.

 ¿Se pueden presentar facturas en formato electrónico? Inicio

Se podrán presentar facturas en formato electrónico a partir del 15 de enero de 2015 conforme se establece en la Disposición final octava de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público.

 ¿A qué entidades de la Comunidad de Madrid se podrán presentar facturas electrónicas? Inicio

A partir del 15 de enero de 2015 a las entidades, entes y organismos a que se refiere el artículo 3.2 de del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre. En la Comunidad de Madrid estarán obligadas las siguientes entidades, entes y organismos:

¿Están todos los proveedores obligados a presentar factura electrónica? Inicio

Las empresas estarán obligadas a presentar facturas electrónicas a partir del 15 de enero de 2015.

No estarán obligadas las personas físicas, que no obstante tendrán derecho a presentar las facturas en formato electrónico si así lo desean.

La Comunidad de Madrid tiene previsto excluir de la obligación de presentación en formato electrónico aquellas facturas cuyo importe no supere los 5.000 euros (IVA incluido). No obstante cualquier proveedor podrá presentar facturas en formato electrónico cualquiera que sea el importe de las mismas si así lo desea.

Las obligaciones de uso de factura electrónica para los proveedores están definidas en el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la Factura Electrónica y la Creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público.

 ¿Es obligatorio incluir los códigos DIR3 en la factura? Inicio

Tanto en la factura en papel que se expida a partir del 1 de julio 2014, como en la factura electrónica, que se emita a partir del 15 de enero de 2015, es obligatorio incluir los códigos correspondientes a las unidades administrativas participantes en el procedimiento, es decir, OFICINA CONTABLE, ÓRGANO GESTOR y UNIDAD TRAMITADORA, según la codificación establecida en el directorio DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas.

La obligación de inclusión de los códigos DIR3 en las facturas deriva de la Disposición Adicional Tercera de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo.

 ¿Dónde puedo consultar los códigos que he de incluir en la factura? Inicio

La relación de los códigos DIR3 de las unidades administrativas de la Comunidad de Madrid están disponibles para su consulta en el Portal de la Contratación Pública.

Para facilitar la inclusión de los códigos DIR3 en la correspondiente factura, estos van a figurar en los pliegos de cláusulas administrativas particulares del contrato. Si se trata de contratos ya iniciados, en caso de duda consulte con la unidad promotora del contrato que le informará sobre los códigos a incluir en la factura.

En los contratos menores, será igualmente la unidad promotora la que en caso de duda le informará sobre los códigos a incluir en la factura.

 ¿Cómo puedo consultar el estado de tramitación de las facturas? Inicio

A través del Registro Contable de Facturas podrá consultar el estado de tramitación de aquellas facturas pendientes de pago dirigidas a las entidades, organismos y entes integrados en el Sistema de Información Económico Financiero de la Comunidad de Madrid que han sido presentadas a partir del día 1 de enero de 2014.   Para consultas relativas a facturas anteriores a esta fecha o de entidades distintas deberá recabar información a través de la unidad tramitadora de su factura.

Deberá realizar la consulta a través del servicio habilitado por el Registro Contable de Facturas .

El acceso al servicio se realizará con certificado electrónico, a través del número de la factura o mediante la Referencia del Registro Administrativo de la Comunidad de Madrid.






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