VAMOS A ANALIZAR LAS SIGUIENTES PREGUNTAS

¿La asociación quiere relacionarse con el entorno?
¿Tenéis claro para qué se debe relacionar la asociación con el entorno? ¿Cómo lo hacéis?
¿Conocéis el entorno?
¿Os conocen?¿Es buena la imagen que se tiene de la asociación?
¿Qué medios de comunicación utilizáis? ¿Son adecuados?

Un ejercicio previo para hacer con el resto de los miembros de la asociación.

Es interesante realizar este trabajo de forma colectiva, si no realízalo individualmente y sigue avanzando.

1. Hacer un mapa de las entidades, personas y colectivos con los cuales os relacionáis.


2. Por grupos escribir cómo es la imagen que creéis que se tiene de la entidad. Ponerlo en común y sacar conclusiones.

Se pueden dar las siguientes respuestas:

 

 

 



NO HAY MUCHO INTERÉS EN LA RELACIÓN CON EL ENTORNO. LO IMPORTANTE ES CENTRARNOS EN LAS ACTIVIDADES QUE REALIZAMOS.

Una entidad siempre se relaciona con el entorno, lo quiera o no. Nos afecta el entorno y también impactamos sobre él, en mayor o menor medida. Una entidad que reduce su relación con el entorno es como un viejo caserón que huele a cerrado y a rancio. Las entidades deben tener ventanas abiertas, relación con el entorno, para poder adaptarse a la realidad, reciclarse, obtener recursos, aprender, evolucionar.

Muchos problemas como la falta de participantes en las actividades o escasez de recursos o falta de colaboradores se debe a la poca relación de la entidad con el entorno. Una asociación es un grupo de ciudadanos interesados en otros ciudadanos. Son espacios de participación social.

El entorno de una entidad viene determinado por su finalidad. Muchas entidades desarrollan su trabajo en barrios, en pueblos y ese es su entorno. Otras entidades son sectoriales es decir trabajan con colectivos específicos (discapacitados, inmigrantes, menores…) o son temáticas, es decir trabajan sobre temas concretos (educación para el desarrollo, tiempo libre, ajedrez…). Su entorno nos es tan territorial y es más sectorial, formando parte de redes de entidades que trabajan sobre el mismo tema o con el mismo colectivo.

Lo importante es que la relación con el entorno sea consciente y esté dirigida por nosotr@s según los intereses de la entidad. Una relación con el exterior espontánea, no dirigida, puede dificultar el desarrollo de la asociación. Por ejemplo: cada miembro de la asociación transmite una imagen distinta e incluso contradictoria con la imagen ofrecida por otros miembros.

Desde el entorno se nos percibe como una entidad confusa y dispersa y esto puede crear una mala valoración de nuestra asociación y provocar que no quieran trabajar con nosotros o que no quieran participar en nuestras actividades. Si no fijamos los objetivos que tenemos como entidad en la relación con el entorno, es muy posible que nuestra dinámica de funcionamiento y del entorno influya en que imagen se tiene de la asociación y que tipo de relaciones se establecen.

Para realizar cualquier actividad es necesaria la relación con el entorno. En la medida en que la relación con el entorno sea enfocada como oportunidad para la mejora de la asociación y de la realidad que la rodea, se pueden aprovechar mejor las relaciones con otras entidades.

Es fundamental que los proyectos que realicemos tengan algunas características: satisfagan demandas de los participantes, aporten herramientas para la solución de sus necesidades y problemas, sean novedosos, sean accesibles (adaptados a sus capacidades y posibilidades de tiempo y económicas), no compita con otras ofertas mejores.

Pero todo esto no les llega a no ser que nuestra comunicación sea: eficaz, cercana, adaptada al lenguaje de los destinatarios, que capte la atención, que conecte con sus intereses…

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NO TENEMOS CLARO PARA QUE RELACIONARNOS CON OTRAS ENTIDADES O CON EL ENTORNO EN GENERAL

No siempre comunicarse es adecuado, todo depende de la finalidad de la comunicación. Por ejemplo: querer salir en los medios de comunicación, en la prensa local, no siempre es una buena idea. Muchas veces se ofrece una imagen de la asociación que no deseábamos o tiene unas consecuencias negativas.

La relación con el entorno tiene diversas utilidades: ¿Para qué relacionarnos con otras entidades?¿Para qué relacionarnos con los ciudadanos?

Lo más importante es tener claro para que nos queremos relacionar con el entorno. Tenemos que decidirlo y que todo el trabajo de la asociación sea coherente con lo decidido. En la era de la comunicación las asociaciones no sólo tienen que hacer un buen trabajo sino que se les debe conocer por él. El desarrollo sociocultural y la participación ciudadana se basa en ello.

Instrumentalizar una relación, es decir usar a las personas y las entidades en función de nuestros intereses, puede resolvernos problemas puntuales pero nos hace perder muchas oportunidades de enriquecernos. Por ejemplo: con la concejalía de Juventud del ayuntamiento sólo nos relacionamos para pedir dinero, locales o recursos en general.

Dejamos de lado las posibilidades de hacer propuestas de mejora, de conocer sus programas para colaborar, de abrir nuevas líneas de trabajo o porque no de protestar y exigir mejoras como representantes de los jóvenes y niños con los que trabajamos. En la medida en que entendemos la relación con los demás como oportunidades para todos, podemos sacar más partido, no sólo para nuestra entidad, sino para el barrio o el colectivo para el cual trabajamos.

Cooperar con otras entidades y crear una red interconectada nos puede ofrecer muchas oportunidades de aprendizaje y de obtención y aprovechamiento de recursos.

EL PLAN DE COMUNICACIÓN es una herramienta útil para trabajar las relaciones externas.

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CONOCEMOS POCO EL ENTORNO: REALIDAD, ENTIDADES Y PERSONAS DEL ÁMBITO

Antes de plantearnos la relación con el entorno debemos conocerlo un poco. Si el conocimiento del entorno es grande nos resultará más fácil realizar una buena gestión de nuestra entidad. No se trata de hacer análisis de la realidad exhaustivos que hagan que nos desmotivemos ante la falta de intervención.

Es necesario empezar a realizar pequeñas actividades cuanto antes y no perdernos en reflexiones importantes pero poco concretas, que puede provocar que las asociaciones que están empezando se desilusionen ante la inactividad. Se debe ir trabajando en paralelo, realizar actividades a la vez que decidimos el estilo de relación de la asociación con el entorno e ir conociéndolo. Al hacer actividades también debemos hacer un trabajo de conocimiento y de consolidación de relaciones.

Un conocimiento útil del entorno supone hacer distintas tareas:

1. Es interesante hacer mapas del entorno en las cuales situar las entidades que están relacionadas con nuestro trabajo o que nos influyen o nos interesan.

2. Hay que priorizar con quien queremos relacionarnos más, que entidades o personas son las que más nos interesan.

3. Decidir qué queremos conocer de otras entidades o colectivos. Es necesario seleccionar lo que nos parece más importante, para no recoger información inútil.

4. Realizar la recogida de información que necesitamos. A través de entrevistas, web, folletos, revistas o facsímiles, documentos, memorias de anteriores años… podemos recurrir a los puntos y centros de información juvenil, a entidades que llevan mucho tiempo en el barrio, a personas claves, encuestas en institutos…

5. Valorar la información obtenida para sacar conclusiones que orienten los proyectos de intervención y la gestión de la entidad.

El análisis de la realidad es la fase de la planificación que nos ayuda a realizar este trabajo. Consulta el apartado de planificación.

EL PLAN DE COMUNICACIÓN es una herramienta útil para trabajar las relaciones externas.

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NO NOS CONOCEN. NO SABEMOS CUÁL ES NUESTRA IMAGEN. SABEMOS QUE TENEMOS MALA IMAGEN. NO TENEMOS MUY CLARO QUE MEDIOS DE COMUNICACIÓN UTILIZAR.

No sólo tenemos que tener buenas intenciones o buenos proyectos es fundamental tener una adecuada imagen. Una buena imagen hace que se valore más lo que hace la entidad, que se preste más atención a sus propuestas y por lo tanto resulta más interesante. Esto repercute en la captación de participantes, recursos y socios, entre otras cosas.

¿Qué hacer?

1. Conocer la imagen que se tiene de la asociación. ¿Qué tipo de imagen se suele tener de las entidades que están empezando? La imagen suele ser la de desconocida, o si estamos relacionados con alguna entidad, ayuntamiento, parroquia, federación… nuestra imagen estará asociada a esta entidad con la que se nos relaciona. Los miembros de la asociación y la finalidad de la entidad influye mucho en la imagen. Si somos un grupo de profesionales es posible que nos perciban desde el estereotipo con el cual socialmente se ve a este tipo de trabajadores. La forma de vestir de los miembros o somos muy jóvenes o todos hombres o todas mujeres. Las fuentes de información pueden ser: los miembros de la asociación, los participantes, entidades que nos conocen. Es importante tener una variedad de opiniones para tener una imagen más general.

2. Tener claro los aspectos fuertes y débiles de nuestra imagen. Seguramente detectemos que hay algunos elementos que debemos eliminar y reducir y otros que debemos mantener y mejorar.

3. Desarrollar un plan de comunicación que mejore la imagen. En función de los recursos que tengamos tenemos que realizar acciones encaminadas a la mejora de imagen. Las acciones debe ser organizadas de forma secuencial. Para ello el Plan de comunicación es útil.

¿Qué elementos contribuyen a la formación de la imagen de una entidad?

Estos son los elementos que podemos manejar para mejorar la imagen de la entidad


EL PLAN DE COMUNICACIÓN es una herramienta útil para trabajar las relaciones externas.

 

CLAVES PARA TENER MEJORAR LA IMAGEN DE UNA ASOCIACIÓN

Para que una entidad tenga una buena imagen podéis desarrollar algunas de las siguientes claves.

  • TENER UNA IDEA MISIÓN CLARA, UTIL Y MOTIVADORA.

  • DAR IMPORTANCIA A LA MEJORA DE LA IMAGEN COMO UN ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO DE LA ASOCIACIÓN.

  • C0NOCER AL COLECTIVO CON EL QUE QUEREIS TRABAJAR, INTERESES Y NECESIDADES, HÁBITOS, ESTILOS DE PARTICIPACIÓN…

  • CONOCER EL ENTORNO Y LAS ENTIDADES RELACIONADAS CON VOSOTR@S.

  • DESTACAR LA UTILIDAD DE VUESTROS PROYECTOS PARA EL COLECTIVO CON EL CUAL TRABAJAIS. CUANDO HABLEIS CON FINANCIADORES DE LOS PROYECTOS, PADRES Y MADRES O LOS PROPIOS DESTINATARIOS DEBEIS ILUSIONARLOS CON VUESTRAS PRPOUPUESTA, NO SÓLO OS LIMITEIS A INFORMAR.

  • HACER UNA REVISIÓN DE CÓMO OS VEN Y REALIZAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN. UN PLAN DE COMUNICACIÓN SIRVE PARA ANALIZAR LA IMAGEN QUE SE TIENE ACTUALMENTE, PARA DECIDIR LA IMAGEN QUE SE QUIERE TENER Y PARA PLANTEAR COMO MEJORARLA A TRAVÉS DE ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN. ES IMPORTANTE QUE LOS ASPECTOS NEGATIVOS DE VUESTRA IMAGEN SE REDUZCAN Y SE AUMENTEN LOS POSITIVOS.

  • DECIDIR DE FORMA CONSENSUADA EL TIPO DE RELACIÓN QUE QUEREIS QUE LA ASOCIACIÓN TENGA CON OTRAS ENTIDADES: AYUNTAMIENTO, ASOCIACIONES, INSTITUTOS... ES NECESARIO QUE DECIDAIS ESTO PARA OFRECER UNA MISMA IMAGEN POR PARTE DE TODOS LOS MIEMBROS.

  • HACER EVALUACIONES PERIÓDICAS DE CÓMO OS VEN, PARA VER EVOLUCIONES O DIFICULTADES EN VUESTRA IMAGEN Y PODER INTRODUCIR MEJORAS LO ANTES POSIBLE.

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EL PLAN DE COMUNICACIÓN

El plan de comunicación es una secuencia de preguntas que nos permite organizar y programar la comunicación. Se trata de que seamos conscientes y gestionemos la comunicación de la asociación. Nos sirve para decidir múltiples elementos: desde la forma de relacionarnos con el entorno, hasta como diseñar un cartel. Por ejemplo, si vamos a elaborar un folleto de difusión de una actividad debemos tener presente la imagen que queremos ofrecer como asociación y tomar decisiones coherentes con ello.

El plan de comunicación se divide en 4 apartados:

1. La estrategia. Se trata de decidir qué objetivos perseguimos sobre la comunicación. El análisis de la imagen de la entidad y del estilo de comunicación nos permite detectar que elementos debemos eliminar y reducir y cuales mantener y mejorar. Es importante tener en cuenta la globalidad de la asociación: las necesidades de socios y destinatarios, el presente y el futuro de la entidad…

2. El análisis. Para tomar decisiones acerca de cómo organizar la acción comunicativa. Se trata de conocer a los destinatarios y los recursos con los cuales contamos.

3. La planificación, sirve para organizar y tomar decisiones acerca de la acción comunicativa. Organizar las acciones comunicativas: secuenciarlas, diseñar los medios de comunicación.

4. La evaluación, analizar si hemos alcanzado los resultados y para evaluar el proceso de diseño y evaluación y así obtener conclusiones que nos permitan mejorar futuros trabajos.


PLANTILLA PARA DISEÑAR EL PLAN DE COMUNICACION

 

 

 



Un ejemplo de aplicación del plan de comunicación.

Una asociación puede darse cuenta de que los jóvenes del pueblo no se interesan en ella. ¿Qué hacer?

. La estrategia: recordar y decidir nuestra intención con el entorno con los jóvenes del pueblo. No culpar, no echar balones fuera. Asumamos nuestra responsabilidad. Habíamos decidido llegar a los jóvenes porque trabajamos con niños y queremos ampliar la edad.

. El análisis: descubramos porque eso es así. Saquemos información de que imagen tienen de la asociación. Valoramos los recursos que tenemos. Como no tenemos euros y poco tiempo nos plantemos algo humilde: charlar con algunos jóvenes conocidos y entrevistarnos con la técnico de juventud. De aquí sacamos que los jóvenes no nos conocen o piensan que sólo trabajamos con niños. También nos ven como un grupo de coleguitas.

. La planificación: qué mensaje comunicaremos y como lo vamos a transmitir. Siguiendo con el ejemplo: queremos transmitir una imagen de entidad conocedora y preocupada por la juventud, con experiencia no sólo en infancia. Seleccionamos dos ámbitos el polideportivo y el instituto. Decidimos hacer una encuesta en el instituto para darnos a conocer y recoger sus demandas. En el polideportivo organizamos una gymkhana para que nos conozcan. distribuimos un folleto de estilo dinámico e innovador con actividades y abierto a sus propuestas. Intentamos dar una imagen de profesionales y de seriedad.

. La evaluación: ¿qué ocurrió? ¿Lo logramos? Vemos que ha habido un grupo de jóvenes interesados en algunas actividades, pero como ya se lo ofrecen en el Ayuntamiento de forma gratuita no participan. Esto nos lleva a hablar con el ayuntamiento y ofrecer actividades distintas o llegar a convenios. Nos ven con más seriedad.

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BIBLIOGRAFÍA PARA SEGUIR PROFUNDIZANDO